ความหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ
การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ เป็นกระบวนการวางแผนที่มุ่งจะพัฒนาความสามารถขององค์การ เพื่อให้สามารถที่จะบรรลุและธำรงไว้ซึ่งระดับการปฏิบัติงานที่พอใจที่สุด ซึ่งสามารถวัดได้ในแง่ของประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความเจริญเติบโตขององค์การ
การเพิ่ม หมายถึง จำนวนที่มากขึ้น ผลผลิตที่มีคุณภาพสูงขึ้น รูปแบบของผลผลิตสวยงามขึ้น และการบริการที่รวดเร็วขึ้น
ประสิทธิภาพ หมายถึง การทำงานที่มีการใช้ทรัพยากรการบริหารให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งมีข้อแตกต่างจากคำว่าประสิทธิผล
ประสิทธิผล หมายถึง การทำงานที่บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
องค์การ หมายถึง หน่วยงานต่างๆ ที่ปรากฏอยู่ในสังคมที่อาศัยอยู่ เช่น โรงเรียน บริษัทห้างร้าน หน่วยงานราชการต่างๆ โรงพยาบาล โรงงาน นั่นเอง
ประสิทธิภาพ เป็นเรื่องของการใช้ปัจจัยและกระบวนการในการดำเนินงานโดยมีผลผลิตที่ได้รับเป็นตัวกำกับการแสดง ประสิทธิภาพของการดำเนินงานใดๆ อาจแสดงค่าของประสิทธิภาพในลักษณะการเปรียบเทียบระหว่างค่าใช้จ่ายในการลงทุนกับผลกำไรที่ได้รับ ซึ่งถ้าผลกำไรมีสูงกว่าต้นทุนเท่าไรก็ยิ่งแสดงถึงประสิทธิภาพมากขึ้น ประสิทธิภาพอาจไม่แสดงเป็นค่าประสิทธิภาพเชิงตัวเลข แต่แสดงด้วยการบันทึกถึงลักษณะการใช้เงิน วัสดุ คน และเวลา ในการปฏิบัติงานอย่างคุ้มค่า ประหยัด ไม่มีการสูญเปล่าเกินความจำเป็น รวมถึงมีการใช้กลยุทธ์หรือเทคนิควิธีการปฏิบัติที่เหมาะสมและสามารถนำไปสุ่การบังเกิดผลได้รวดเร็วตรงประเด็นและมีคุณภาพ
2.1.1 ระดับของประสิทธิภาพ
ประสิทธิภาพมี 2 ระดับ คือ ประสิทธิภาพของบุคคลและประสิทธิภาพขององค์การ
1. ประสิทธิภาพของบุคคล การมีประสิทธิภาพหมายความว่า การทำงานเสร็จโดยสูญเสียเวลาและพลังงานน้อยที่สุด ค่านิยมที่ทำงานยึดกับสังคม คือการทำงานได้รวดเร็ว และได้งานดี(วัชรี ธุวธรรม, 2523 : 246) บุคคลที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน คือบุคคลที่ตั้งใจปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ ใช้กลวิธีหรือเทคนิคการทำงานที่จะสร้างผลงานได้มาก เป็นผลงานที่มีคุณภาพเป็นที่น่าพอใจโดยสิ้นเปลืองทุน ค่าใช้จ่าย พลังงาน และเวลาน้อย เป็นบุคคลที่มีความสุขและพอใจในการทำงาน เป็นบุคคลที่มีความพอใจจะเพิ่มพูนคุณภาพและปริมาณของผลงาน คิดค้น ดัดแปลงวิธีการทำงานให้ได้ผลดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ
2. ประสิทธิภาพขององค์การ คือ การที่องค์การสามารถดำเนินงานต่างๆ ตามภารกิจหน้าที่ขององค์การโดยใช้ทรัพยากรปัจจัยต่างๆ รวมถึงกำลังคนอย่างคุ้มค่าที่สุด มีการสูญเปล่าน้อยที่สุดมีลักษณะการทำงานไปสู่ผลตามวัตถุประสงค์ได้อย่างดีโดยประหยัดทั้งเวลา ทรัพยากร และกำลังคน องค์การมีระบบการบริหารจัดการที่เอื้อต่อการผลิตและบริการได้ตามเป้าหมายองค์การมีความสามารถในยุทธศาสตร์ กลยุทธ์ เทคนิควิธีการ และเทคโนโลยีอย่างฉลาด ทำให้เกิดวิธีการทำงานที่เหมาะสม มีความราบรื่นในการดำเนินงาน มีปัญหาอุปสรรคและความขัดแย้งน้อยที่สุด บุคลากรมีขวัญกำลังใจดี มีความสุขความพอใจในงานที่ทำ
สรุป ความหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ คือ ความต้องการที่จะให้องค์การมีความเปลี่ยนแปลงในทิศทางที่ก้าวหน้าขึ้นในอนาคต โดยใช้ความรู้ทางด้านการบริหารและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ประยุกต์เป็นหลักและทิศทางที่ก้าวหน้าขององค์การในอนาคต เป็นระบบที่องค์การได้จัดรูปแบบให้เอื้ออำนวยต่อการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และสร้างกลุ่มทำงานที่มีประสิทธิภาพให้การทำงานอย่างมีประสิทธิผลให้กับองค์การ
2.1.2 วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ
การที่องค์การจะไปสู่คุณภาพหรือสามารถเพิ่มประสิทธิภาพนั้นจำเป็นต้องปรับองค์การโดยทั่วไปนิยมใช้ 3 วิธี คือ
1. การลดต้นทุน
2. การเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง
3. การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
2.1.3 นิสัยแห่งคุณภาพของทรัพยากรบุคคลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การ
วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การทั้ง 3 วิธีการข้างต้น จะต้องขับเคลื่อนด้วยทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพ โดยเฉพาะ นิสัยแห่งคุณภาพทั้ง 7 ประการ ดังนี้
1. ความเป็นระเบียบเรียบร้อย
2. การทำงานเป็นทีม
3. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
4. การมุ่งที่กระบวนการ
5. การศึกษาและฝึกอบรม
6. การประกันคุณภาพ
7. การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกลยุทธ์การบริหารคุณภาพ เป็นเพียงการนำเสนอ ดังนี้ (1) วงจร PDCA (2) ระบบ 5 ส หรือ 5 S (3) กลุ่มระบบ QCC (Quality Control Circle : QCC) (4) ระบบการปรับรื้อ (Re-engineering) และ (5) ระบบ TQM (Total Quality Management)
